Làm thế nào để cung cấp một phản hồi hiệu quả?

Một tổ chức luôn thay đổi và sẽ phát triển hoặc giảm quy mô. Bên trong, bạn sẽ có nhiều người sẽ tham gia lúc đầu và nhiều người sẽ tham gia sau đó. Điều đó sẽ thay đổi công ty và cách nó đang được điều hành.

Gần đây, tôi bắt đầu chú ý hơn đến cách mọi người đang làm việc và mức độ cần thiết phải cung cấp một số phản hồi là rất quan trọng vì tổ chức dựa vào con người của mình ngày này qua ngày khác. Với tư cách là người sáng lập, điều quan trọng là đảm bảo công ty phát triển và trở nên ít phụ thuộc vào người sáng lập hơn theo thời gian.

Mọi người thường nhanh chóng quen với những thói quen xấu và nó có thể gây hại cho công ty về lâu dài nếu không làm gì cả. Tôi nhớ rằng một ngày nọ, người đồng sáng lập của tôi đã tranh luận về một chủ đề trên con đường thực hiện mọi việc và cuối cùng chúng tôi đã bất đồng. Anh ấy nghĩ cách của anh ấy là tốt nhất còn tôi thì không. 10 ngày trôi qua. Không có chuyện gì xảy ra. Anh ấy quyết định không làm gì về vấn đề đó và chúng tôi đã lãng phí 10 ngày. Tôi phải hỏi anh ấy xem anh ấy có làm gì đó không hay anh ấy đã bám vào vị trí của mình và không tiến lên trong vấn đề này. Anh ấy trả lời rằng anh ấy đã gắn bó với vị trí đó và chúng tôi đã lãng phí 10 ngày ... Đó là khi cả hai chúng tôi nhận ra rằng hành động như vậy là không tốt cho công ty và chúng tôi đã cùng nhau hành động và giải quyết vấn đề.

Một phản hồi hiệu quả là gì?

Để tiếp tục, bạn cần dành một chút thời gian để xác định phản hồi hiệu quả. Đối với tôi, đó là một quá trình mà chúng tôi sẽ làm những việc sau:

1. Phát hiện một vấn đề

2. Kết nối các bên liên quan

3. Đánh giá thiệt hại gây ra hoặc thiệt hại tiềm ẩn

4. Nhận ý kiến ​​đóng góp từ các bên liên quan

5. Đưa ra một vài giải pháp để giải quyết vấn đề

6. Đặt một cuộc họp thân mật để chia sẻ về cách giải quyết vấn đề đó

7. Nếu không thành công, hãy thu thập các lý do tại sao có sự kháng cự

8. Nếu thành công, hãy tiếp tục với các mục có thể hành động

9. Thực hiện theo các chỉ số (nếu có thể) để đánh giá sự cải thiện (hy vọng)

10. Đóng trường hợp sau một khoảng thời gian để nó có thể được xác định là phản hồi hiệu quả

Ví dụ 1 - Tổ chức

Mọi người liên tục yêu cầu một số ngày nghỉ và không có cách theo dõi thích hợp để làm điều đó. Tôi đã tập hợp các thành viên trong nhóm và giải thích cách nó ảnh hưởng đến hoạt động theo thời gian và việc thiếu trách nhiệm giải trình, đồng thời đưa ra một bảng tính trong đó mỗi thành viên trong nhóm sẽ yêu cầu những ngày nghỉ.

Khi lập bảng tính, một số người cứ chống đối nên đòi hỏi phải có chút sư phạm nhưng cuối cùng cũng thành công. Tôi quyết định đợi một vài quý để xem liệu mọi người có làm theo quy trình để kết thúc vụ việc về vấn đề này hay không.

Ví dụ 2 - Cá nhân

Tôi tổ chức một hội nghị bàn tròn cho các nhà đầu tư hàng quý. Trong một hội nghị bàn tròn, một nhà đầu tư đã đến muộn và tiếp tục làm gián đoạn dòng chảy của hội nghị bàn tròn, đặt ra những câu hỏi đã được trả lời trong tài liệu được gửi trước cuộc họp 2 tuần.

Các nhà đầu tư khác trong hội nghị bàn tròn đã nhắn tin riêng cho tôi về việc nó rất khó chịu và yêu cầu tôi làm điều gì đó vì chúng tôi không thể thảo luận về các chủ đề nâng cao hơn.

Tôi đã phải thảo luận thân mật với người đó và yêu cầu đến kịp thời và đọc trước tài liệu để chúng ta có thể tìm hiểu sâu và trò chuyện hiệu quả hơn.

Ban đầu người đó không dễ tiếp thu và nghĩ rằng việc vào và làm theo cách đó là ổn nhưng với một chút thuyết phục, tôi giải thích rằng sự gián đoạn dòng chảy ảnh hưởng đến mọi người và ngăn chúng tôi thảo luận về một số vấn đề phức tạp cần giải quyết.

Một số sai lầm phổ biến cần tránh

Vào cuối ngày, một phản hồi hiệu quả được thiết kế để gửi cho ai đó hoặc một nhóm nhằm giải quyết vấn đề và cải thiện điều gì đó.

Làm cho các bên liên quan nhận ra vấn đề để phản hồi hiệu quả

Cá nhân tôi là một fan hâm mộ của Socrates maieutic. Đối với tôi, điều tốt nhất là đạt được phản hồi hiệu quả bằng cách khiến mọi người nhận ra vấn đề và thiệt hại tiềm ẩn. Họ có thể nhìn thấy nó và sau đó chúng ta có thể thảo luận về các giải pháp.

Mọi người sẽ không đơn giản quan tâm đến vấn đề nếu họ không nhận ra nó là như vậy.

Đừng quên các giải pháp của riêng bạn để làm cho phản hồi hiệu quả

Một vấn đề khác từ nhà cung cấp phản hồi là khắc phục các giải pháp cụ thể và quên đi vấn đề. Đôi khi, chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp mà chúng tôi yêu thích và đó là nơi mà phản hồi không còn hiệu quả nữa.

Thay vào đó, việc nhắc nhở vấn đề cần giải quyết thường xuyên là cần thiết để cả hai bên hiểu được đâu là trọng tâm và thiết bị hướng tới giải pháp. Tôi dễ bị yêu nhanh chóng với các giải pháp của mình, vì vậy tôi phải chiến đấu chống lại bản năng tự nhiên của mình để nhảy vào một giải pháp mà tôi tìm thấy để tiếp tục tập trung vào vấn đề.

Đảm bảo phản hồi không mang tính cá nhân để làm cho nó hiệu quả

Giải quyết vấn đề là chìa khóa và đảm bảo tập trung vào kết quả là quan trọng. Vấn đề là nó trở nên cá nhân ở phía nhận hoặc gửi.

Vì mỗi con người đều có một tính cách khác nhau, nên cần phải xử lý từng tính cách để đảm bảo cách phản hồi được đưa ra tập trung mạnh mẽ vào những thay đổi cần thiết để làm cho mọi thứ tốt hơn.

Yêu cầu các giải pháp từ người nhận phản hồi để làm cho nó hiệu quả

Một cách khác mà tôi thấy hữu ích là thu hút sự tham gia của người nhận phản hồi vì ý thức về quyền sở hữu có thể hình thành nên điều này.

Bằng cách cùng nhau giải quyết vấn đề, người nhận được phản hồi có thể coi đó là một cách để cải thiện giống như một vận động viên và sẽ suy nghĩ nhiều hơn về cách trở thành một đại lý tốt hơn trong công ty.

Thực hiện phản hồi thường xuyên để làm cho nó hiệu quả

Thông thường một "phản hồi" được coi là tiêu cực và mọi người sẽ tự nhiên kết hợp cảm giác tiêu cực với nó.

Thay vào đó, làm cho quá trình phản hồi thường xuyên hơn để mọi người có thể được cho biết thông tin tích cực VÀ tiêu cực. Tần suất là do bạn quyết định vì tôi không có công thức chung. Cá nhân tôi làm điều đó mỗi tháng một lần.